Dokument prawny

Regulamin świadczenia usług

Data wejścia w życie: 3 maja 2026
Wersja: 1.1

Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki świadczenia drogą elektroniczną Usługi MailMate przez Tymoteusza Niemca prowadzącego działalność gospodarczą pod nazwą Tymoteusz Niemiec "JULU".

Korzystając z Usługi, akceptujesz w pełni postanowienia Niniejszego Regulaminu oraz Polityki Prywatności, stanowiącej jego integralne uzupełnienie. Jeżeli nie wyrażasz zgody na którekolwiek z postanowień, zobowiązany jesteś niezwłocznie zaprzestać korzystania z Usługi.

§ I. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy Regulamin (zwany dalej "Regulaminem") określa warunki świadczenia drogą elektroniczną Usługi MailMate, w szczególności zasady zawierania i rozwiązywania umów, prawa i obowiązki stron, zasady płatności oraz zakres odpowiedzialności Usługodawcy.
  2. Usługodawcą jest Tymoteusz Niemiec prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą Tymoteusz Niemiec "JULU", z siedzibą przy ul. Kolejowa 31a, 58-310 Szczawno-Zdrój, NIP: 8842803169, REGON: 386913282, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, czynny podatnik podatku od towarów i usług, adres poczty elektronicznej: info@mailmate.pl (zwany dalej "Usługodawcą").
  3. Ilekroć w Niniejszym Regulaminie jest mowa o:
    • "Kliencie" — rozumie się przez to przedsiębiorcę w rozumieniu art. 43[1] Kodeksu cywilnego, który zawarł z Usługodawcą umowę o świadczenie Usługi;
    • "Użytkowniku" — rozumie się przez to osobę fizyczną upoważnioną przez Klienta do korzystania z Usługi w ramach jego Konta;
    • "Usłudze" lub "MailMate" — rozumie się przez to oprogramowanie udostępniane w modelu Software-as-a-Service obejmujące aplikację webową dostępną pod adresem mailmate.pl/app.html oraz wtyczkę przeglądarki Chrome (Chrome Extension), które wspomagają generowanie szkiców odpowiedzi na wiadomości elektroniczne z wykorzystaniem modeli językowych dostawców zewnętrznych;
    • "Koncie" — rozumie się przez to indywidualny zbiór zasobów teleinformatycznych przyporządkowany Klientowi, identyfikowany unikalnym kodem dostępu;
    • "Pakiecie" lub "Planie Abonamentowym" — rozumie się przez to wybrany przez Klienta wariant Usługi, określający limit Zapytań w Okresie Rozliczeniowym oraz wysokość opłaty abonamentowej, zgodnie z aktualnym Cennikiem;
    • "Zapytaniu" — rozumie się przez to pojedyncze wywołanie funkcji generowania szkicu odpowiedzi przez Użytkownika, zaliczane do limitu Pakietu;
    • "Bazie Wiedzy" — rozumie się przez to dane i materiały przekazane przez Klienta i przechowywane w jego Koncie, służące do dopasowywania szkiców odpowiedzi do specyfiki działalności Klienta;
    • "Cenniku" — rozumie się przez to aktualny wykaz Pakietów wraz z opłatami, publikowany pod adresem mailmate.pl;
    • "Okresie Rozliczeniowym" — rozumie się przez to okres jednego miesiąca kalendarzowego, za który naliczana jest opłata abonamentowa, jeżeli strony nie postanowiły inaczej;
    • "Polityce Prywatności" — rozumie się przez to dokument udostępniany pod adresem mailmate.pl/polityka-prywatnosci.html, określający zasady przetwarzania danych osobowych przez Usługodawcę.
  4. Niniejszy Regulamin skierowany jest wyłącznie do Klientów będących przedsiębiorcami. Usługa nie jest świadczona konsumentom w rozumieniu art. 22[1] Kodeksu cywilnego, z zastrzeżeniem postanowień § XIV.
  5. Klient oświadcza, że zawiera umowę o świadczenie Usługi w bezpośrednim związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową.
  6. Akceptując Niniejszy Regulamin, Klient potwierdza, że zapoznał się z jego treścią oraz z treścią Polityki Prywatności i akceptuje wszystkie ich postanowienia bez zastrzeżeń.

§ II. Usługa

  1. W ramach Usługi Usługodawca udostępnia Klientowi narzędzie informatyczne wspomagające generowanie szkiców odpowiedzi na wiadomości elektroniczne, w szczególności poprzez:
    • udostępnienie aplikacji webowej do zarządzania Bazą Wiedzy oraz konfiguracji parametrów Konta;
    • udostępnienie wtyczki Chrome Extension umożliwiającej Użytkownikom generowanie szkiców odpowiedzi w obrębie obsługiwanych klientów poczty elektronicznej;
    • zapewnienie interfejsu programistycznego (API) służącego komunikacji pomiędzy wtyczką a infrastrukturą Usługodawcy;
    • wsparcie techniczne w zakresie określonym w § VIII.
  2. Usługa stanowi narzędzie wspomagające pracę Użytkownika i nie zastępuje merytorycznej weryfikacji treści przez człowieka. Wszystkie szkice generowane przez Usługę mają charakter propozycji, której ostateczna treść, akceptacja i wysyłka leży wyłącznie w gestii Użytkownika.
  3. Funkcjonalność Usługi opiera się na wykorzystaniu modeli językowych dostawców zewnętrznych, w szczególności Anthropic, PBC. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za treść, jakość, dokładność ani kompletność szkiców generowanych przez te modele. Klient akceptuje, że szkice mogą zawierać błędy, nieścisłości lub treści niezgodne z intencją Użytkownika.
  4. Usługa udostępniana jest w wybranym przez Klienta Pakiecie, którego zakres określa limit Zapytań w Okresie Rozliczeniowym oraz inne parametry zgodne z aktualnym Cennikiem.
  5. Po przekroczeniu limitu Zapytań Pakietu, dalsze Zapytania rozliczane są zgodnie ze stawką nadliczbową określoną w aktualnym Cenniku, z zastrzeżeniem postanowień § V ust. 6.
  6. Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w funkcjonalności Usługi, w szczególności do dodawania, modyfikowania lub usuwania poszczególnych funkcji, jeżeli zmiany te są uzasadnione względami technicznymi, bezpieczeństwa, zgodności z prawem lub rozwoju Usługi. Zmiany istotne, w rozumieniu istotnego ograniczenia funkcjonalności już opłaconego Pakietu, wymagają poinformowania Klienta z zachowaniem postanowień § XV ust. 3.
  7. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany dostawcy modelu językowego, wersji modelu, parametrów technicznych przetwarzania Zapytań oraz innych elementów infrastruktury Usługi w każdym czasie, bez konieczności uzyskania odrębnej zgody Klienta, jeżeli zmiana ta jest uzasadniona względami biznesowymi, technicznymi, bezpieczeństwa, zgodności z prawem lub zmianą warunków świadczenia usług przez dostawców zewnętrznych. Zmiana taka nie stanowi istotnego ograniczenia funkcjonalności w rozumieniu ust. 6 powyżej, chyba że obiektywnie skutkuje istotnym ograniczeniem zakresu Usługi określonego w wybranym Pakiecie.
  8. Usługodawca świadczy dodatkowo, na zasadach indywidualnego zlecenia i za odrębną opłatą zgodnie z Cennikiem, usługę wdrożeniową obejmującą konfigurację Bazy Wiedzy, integrację z używanymi przez Klienta klientami poczty elektronicznej oraz szkolenie zespołu Klienta. Szczegółowy zakres usługi wdrożeniowej określa odrębna umowa lub potwierdzenie zamówienia.

§ III. Wymogi techniczne

  1. Korzystanie z Usługi wymaga spełnienia łącznie następujących warunków technicznych:
    • posiadania przez Użytkownika urządzenia końcowego z dostępem do sieci Internet;
    • korzystania z przeglądarki internetowej Google Chrome lub przeglądarki opartej na silniku Chromium w wersji wspierającej rozszerzenia Chrome Extension Manifest V3 lub nowszej;
    • posiadania aktywnego konta poczty elektronicznej u dostawcy obsługiwanego przez Usługę, w szczególności Google Workspace, Microsoft 365 lub innych dostawców wskazanych w dokumentacji;
    • włączenia obsługi plików cookies oraz JavaScript w przeglądarce Użytkownika;
    • zapewnienia stałego, stabilnego łącza internetowego o przepustowości umożliwiającej komunikację z infrastrukturą Usługodawcy.
  2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowe działanie Usługi wynikające z niespełnienia powyższych wymogów technicznych przez Klienta lub Użytkownika.
  3. Aktualna lista obsługiwanych klientów poczty elektronicznej oraz wersji przeglądarek dostępna jest pod adresem mailmate.pl i może być przez Usługodawcę zmieniana zgodnie z § II ust. 6.

§ IV. Korzystanie z Usługi

  1. Zawarcie umowy o świadczenie Usługi następuje z chwilą:
    • złożenia przez Klienta zamówienia za pośrednictwem strony mailmate.pl, formularza kontaktowego, korespondencji elektronicznej lub innego kanału ustalonego z Usługodawcą; oraz
    • potwierdzenia przyjęcia zamówienia przez Usługodawcę i utworzenia Konta Klienta.
  2. Klient otrzymuje od Usługodawcy unikalny kod dostępu do Konta. Klient zobowiązany jest do zachowania kodu dostępu w poufności i zabezpieczenia go przed ujawnieniem osobom nieupoważnionym. Wszelkie czynności wykonane przy użyciu kodu dostępu przypisanego do Konta uważane są za czynności Klienta.
  3. Klient ponosi pełną odpowiedzialność za działania i zaniechania Użytkowników korzystających z Usługi w ramach jego Konta, w tym za przestrzeganie przez nich Niniejszego Regulaminu.
  4. Klient zobowiązany jest do:
    • podawania prawdziwych, aktualnych i kompletnych danych podczas zawierania umowy oraz korzystania z Usługi;
    • niezwłocznego informowania Usługodawcy o zmianie danych mających wpływ na świadczenie Usługi, w szczególności danych do faktury;
    • korzystania z Usługi w sposób zgodny z Niniejszym Regulaminem, przepisami prawa, dobrymi obyczajami oraz prawami osób trzecich;
    • niezwłocznego zgłoszenia Usługodawcy podejrzenia nieuprawnionego dostępu do Konta;
    • zapewnienia, aby treści wprowadzane do Bazy Wiedzy nie naruszały praw osób trzecich, w szczególności praw własności intelektualnej, dóbr osobistych ani przepisów o ochronie danych osobowych.
  5. Klient samodzielnie zarządza Użytkownikami w ramach swojego Konta i ponosi odpowiedzialność za przyznawanie i odbieranie im uprawnień.

§ V. Płatności

  1. Korzystanie z Usługi jest odpłatne zgodnie z aktualnym Cennikiem dostępnym na stronie mailmate.pl. Wybór Pakietu następuje przy zawarciu umowy lub w trakcie jej trwania, z zastrzeżeniem postanowień Niniejszego paragrafu.
  2. Opłata abonamentowa za wybrany Pakiet pobierana jest z góry, za każdy Okres Rozliczeniowy.
  3. Po pierwszym Okresie Rozliczeniowym, umowa odnawia się automatycznie na kolejny Okres Rozliczeniowy, a opłata abonamentowa pobierana jest cyklicznie zgodnie z wybraną metodą płatności bez konieczności składania odrębnego zamówienia, do momentu skutecznego rozwiązania umowy zgodnie z § IX. Akceptując Niniejszy Regulamin, Klient wyraża zgodę na cykliczne obciążanie wybranej metody płatności.
  4. Klient otrzymuje fakturę VAT drogą elektroniczną na adres poczty elektronicznej wskazany przy zawarciu umowy, w terminie 7 dni od daty pobrania opłaty. Klient akceptuje przesyłanie faktur w formie elektronicznej zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług.
  5. Wniesione opłaty nie podlegają zwrotowi, w szczególności w przypadku:
    • niewykorzystania całości lub części limitu Zapytań w Okresie Rozliczeniowym;
    • zaprzestania korzystania z Usługi przez Klienta w trakcie Okresu Rozliczeniowego;
    • rozwiązania umowy przez Klienta z przyczyn leżących po jego stronie;
    • zawieszenia Konta z przyczyn opisanych w § VI ust. 4.

    Postanowienia powyższe nie naruszają § IX ust. 5 dotyczącego proporcjonalnego zwrotu w przypadku rozwiązania umowy przez Usługodawcę bez podania przyczyn.

  6. Niewykorzystany limit Zapytań nie przechodzi na kolejny Okres Rozliczeniowy.
  7. Zapytania wykonane ponad limit Pakietu rozliczane są zgodnie ze stawką nadliczbową określoną w aktualnym Cenniku i doliczane są do faktury za bieżący Okres Rozliczeniowy. Klient może w każdej chwili dokonać zmiany Pakietu na wyższy ze skutkiem od kolejnego Okresu Rozliczeniowego.
  8. Opóźnienie w płatności uprawnia Usługodawcę do zawieszenia świadczenia Usługi do czasu uregulowania zaległości oraz do naliczenia odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
  9. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Cennika. Zmiana Cennika nie wpływa na wysokość opłat już opłaconych Okresów Rozliczeniowych. O zmianie Cennika Usługodawca informuje Klienta z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni przed wejściem w życie zmiany, w sposób określony w § XV ust. 3. W braku akceptacji zmiany Cennika Klient uprawniony jest do rozwiązania umowy ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu Rozliczeniowego.
  10. Usługa wdrożeniowa, o której mowa w § II ust. 8, rozliczana jest jednorazowo zgodnie z odrębnym potwierdzeniem zamówienia, niezależnie od opłaty abonamentowej.
  11. Postanowienia szczególne dla Klientów, o których mowa w § XIV. Klient będący osobą fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą, zawierający z Usługodawcą umowę bezpośrednio związaną z prowadzoną działalnością, gdy z treści tej umowy wynika, że nie posiada ona dla niej charakteru zawodowego, składa przy zawarciu umowy następujące oświadczenia:
    • wyraża zgodę na rozpoczęcie świadczenia Usługi przed upływem 14-dniowego terminu odstąpienia od umowy zawartej na odległość, o którym mowa w art. 27 w zw. z art. 38a ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta;
    • przyjmuje do wiadomości, że zgodnie z art. 38 pkt 13 powyższej ustawy, w przypadku skorzystania z Usługi przed upływem terminu odstąpienia, traci prawo do odstąpienia od umowy;
    • przyjmuje do wiadomości, że Usługa stanowi treść cyfrową dostarczaną w sposób ciągły, której świadczenie wymaga uprzedniego dostępu Klienta do Konta i może rozpocząć się przed upływem terminu odstąpienia.

    Postanowienia ust. 5 stosują się odpowiednio do Klienta, o którym mowa w niniejszym ustępie, z poszanowaniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

§ VI. Niedozwolone praktyki

  1. Klient oraz Użytkownicy zobowiązani są do korzystania z Usługi w sposób zgodny z prawem, dobrymi obyczajami oraz Niniejszym Regulaminem.
  2. Zabronione jest w szczególności:
    • wykorzystywanie Usługi do generowania, dystrybucji lub przechowywania treści naruszających przepisy prawa, w szczególności treści o charakterze bezprawnym, obraźliwym, dyskryminacyjnym, naruszających dobra osobiste osób trzecich lub zawierających materiały chronione prawem autorskim bez stosownych uprawnień;
    • wykorzystywanie Usługi do prowadzenia działań spamerskich, marketingu masowego niezgodnego z przepisami o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz przepisami o ochronie danych osobowych;
    • podejmowanie działań mających na celu obejście limitów Pakietu, w szczególności poprzez automatyzację Zapytań w sposób niezgodny z dokumentacją, tworzenie wielu Kont w celu obejścia limitów lub wykorzystywanie luk technicznych;
    • udostępnianie kodu dostępu do Konta osobom nieupoważnionym, w szczególności podmiotom trzecim niebędącym Użytkownikami Klienta;
    • wykorzystywanie Usługi do tworzenia produktów lub usług konkurencyjnych wobec Usługi, w szczególności poprzez ekstrakcję danych, reverse engineering Chrome Extension lub API;
    • podejmowanie prób uzyskania nieautoryzowanego dostępu do infrastruktury Usługodawcy, danych innych Klientów lub wewnętrznych mechanizmów Usługi;
    • wykorzystywanie Usługi w sposób, który mógłby zakłócić jej działanie lub działanie infrastruktury Usługodawcy, w szczególności poprzez nieproporcjonalnie wysokie zużycie zasobów;
    • wprowadzanie do Bazy Wiedzy treści zawierających szkodliwe oprogramowanie, kod złośliwy lub elementy mogące zakłócić działanie Usługi.
  3. Klient zobowiązuje się nie wykorzystywać Usługi do generowania szkiców w sprawach wymagających szczególnej formy prawnej lub szczególnej staranności prawnej, w szczególności w:
    • postępowaniach sądowych, administracyjnych i przed organami kontroli;
    • korespondencji urzędowej wymagającej kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub formy pisemnej z urzędowo poświadczonym podpisem;
    • zawieraniu umów o zachowaniu poufności (NDA), listów intencyjnych, ofert handlowych z mocą wiążącą, pełnomocnictw oraz innych oświadczeń woli o skutkach prawnych dalej idących niż standardowa korespondencja biznesowa;
    • sprawach dotyczących ochrony zdrowia, doradztwa prawnego, doradztwa podatkowego i innych usług regulowanych prawem.
  4. W przypadku stwierdzenia naruszenia postanowień Niniejszego paragrafu, Usługodawca uprawniony jest, według własnego uznania, do:
    • wezwania Klienta do natychmiastowego zaprzestania naruszeń;
    • zawieszenia świadczenia Usługi w całości lub w części, do czasu wyjaśnienia sprawy;
    • rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym zgodnie z § IX ust. 4.

    Powyższe uprawnienia Usługodawca może wykonać bez konieczności uprzedniego wezwania, jeżeli naruszenie ma charakter rażący lub stwarza ryzyko szkody dla Usługodawcy lub osób trzecich.

§ VII. Treści

  1. Klient zachowuje pełnię praw do treści wprowadzanych do Bazy Wiedzy oraz do treści szkiców generowanych w ramach Usługi (zwanych dalej łącznie "Treściami Klienta"). Usługodawca nie nabywa żadnych praw do Treści Klienta poza zakresem niezbędnym do świadczenia Usługi.
  2. Klient udziela Usługodawcy niewyłącznej, nieodpłatnej, ograniczonej terytorialnie do obszaru świadczenia Usługi licencji na korzystanie z Treści Klienta wyłącznie w zakresie i celu niezbędnym do:
    • świadczenia Usługi na rzecz Klienta;
    • przetwarzania Zapytań przez modele językowe dostawców zewnętrznych w sposób opisany w Polityce Prywatności;
    • zapewnienia bezpieczeństwa Usługi i diagnostyki technicznej;
    • wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa.

    Licencja wygasa z chwilą rozwiązania umowy, z zastrzeżeniem § IX ust. 7 dotyczącego okresu retencji danych.

  3. Usługodawca nie wykorzystuje Treści Klienta do trenowania modeli językowych własnych ani dostawców zewnętrznych. Szczegóły przetwarzania Treści Klienta przez dostawców zewnętrznych określa Polityka Prywatności.
  4. Usługodawca zachowuje pełnię praw do Usługi, w tym do oprogramowania, kodu źródłowego, dokumentacji, znaków towarowych, logotypów, treści graficznych oraz wszelkich innych elementów stanowiących utwory w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Postanowienia § XI stosuje się odpowiednio.
  5. Klient oświadcza, że posiada wszelkie prawa niezbędne do wprowadzenia Treści Klienta do Bazy Wiedzy oraz że Treści Klienta nie naruszają praw osób trzecich, w szczególności praw własności intelektualnej, dóbr osobistych oraz przepisów o ochronie danych osobowych.
  6. W przypadku zgłoszenia przez osobę trzecią roszczenia związanego z Treściami Klienta, Klient zobowiązany jest do podjęcia obrony Usługodawcy zgodnie z postanowieniami § XIII ust. 5.

§ VIII. Obsługa klienta. Reklamacje

  1. Usługodawca zapewnia obsługę zgłoszeń Klienta drogą elektroniczną pod adresem info@mailmate.pl, w dni robocze, w godzinach 9:00–17:00 czasu obowiązującego w Rzeczypospolitej Polskiej.
  2. Usługodawca dokłada należytych starań w celu odpowiedzi na zgłoszenia Klienta w rozsądnym terminie, bez gwarancji konkretnego czasu reakcji, z zastrzeżeniem ust. 4 dotyczącego reklamacji.
  3. Reklamacja dotycząca świadczenia Usługi może zostać złożona przez Klienta drogą elektroniczną na adres info@mailmate.pl. Reklamacja powinna zawierać:
    • dane identyfikacyjne Klienta (nazwa firmy, NIP, kod dostępu Konta);
    • opis zdarzenia będącego podstawą reklamacji wraz z datą jego wystąpienia;
    • żądanie Klienta;
    • inne informacje, które Klient uznaje za istotne.
  4. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 30 dni od dnia jej otrzymania w kompletnej formie. Brak odpowiedzi w powyższym terminie nie oznacza uznania reklamacji.
  5. Klient zobowiązany jest zgłosić reklamację niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od dnia, w którym dowiedział się lub przy zachowaniu należytej staranności mógł się dowiedzieć o zdarzeniu będącym podstawą reklamacji, pod rygorem utraty prawa do żądania konkretnego świadczenia w trybie procedury reklamacyjnej, w szczególności proporcjonalnego obniżenia opłaty za bieżący Okres Rozliczeniowy lub innego świadczenia restytucyjnego ze strony Usługodawcy.
  6. Postanowienia ust. 5 określają wyłącznie zasady wewnętrznej procedury reklamacyjnej Usługodawcy i nie ograniczają prawa Klienta do dochodzenia roszczeń w trybie ogólnym przed sądem powszechnym z zachowaniem terminów przedawnienia wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności Kodeksu cywilnego.
  7. Klient będący Klientem, o którym mowa w § XIV, przyjmuje do wiadomości możliwość skorzystania z platformy internetowego rozstrzygania sporów (ODR) dostępnej pod adresem https://ec.europa.eu/consumers/odr zgodnie z rozporządzeniem (UE) nr 524/2013 Parlamentu Europejskiego i Rady. Adres poczty elektronicznej Usługodawcy do kontaktu w sprawach dotyczących rozstrzygania sporów: info@mailmate.pl.

§ IX. Rozwiązanie umowy

  1. Umowa o świadczenie Usługi zawierana jest na czas nieokreślony, z zastrzeżeniem postanowień ust. 2.
  2. Każda ze stron uprawniona jest do rozwiązania umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia, którego upływ przypada na koniec bieżącego Okresu Rozliczeniowego, w którym oświadczenie o wypowiedzeniu zostało skutecznie doręczone drugiej stronie.
  3. Wypowiedzenie umowy przez Klienta następuje poprzez:
    • skierowanie do Usługodawcy oświadczenia drogą elektroniczną na adres info@mailmate.pl; lub
    • skorzystanie z funkcji "Zamknij konto" dostępnej w panelu Konta, jeżeli funkcja ta została udostępniona.
  4. Usługodawca uprawniony jest do rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym, bez zachowania okresu wypowiedzenia, w przypadku:
    • naruszenia przez Klienta lub Użytkowników postanowień § VI;
    • opóźnienia w płatności przekraczającego 14 dni;
    • podania przez Klienta nieprawdziwych danych, mogących mieć wpływ na świadczenie Usługi lub rozliczenia;
    • prowadzenia przez Klienta postępowania upadłościowego, restrukturyzacyjnego lub likwidacyjnego;
    • wystąpienia okoliczności, w których dalsze świadczenie Usługi byłoby niezgodne z prawem lub naraziłoby Usługodawcę na odpowiedzialność wobec osób trzecich.
  5. Usługodawca zastrzega sobie prawo do rozwiązania umowy bez podania przyczyn, z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia. W przypadku skorzystania z tego uprawnienia, Usługodawca zwraca Klientowi proporcjonalną część opłaty abonamentowej odpowiadającą niewykorzystanej części Okresu Rozliczeniowego, z zastrzeżeniem prawa do potrącenia ewentualnych zaległości Klienta.
  6. Rozwiązanie umowy nie wpływa na wymagalność zobowiązań Klienta powstałych przed datą rozwiązania, w szczególności zobowiązań do zapłaty opłat abonamentowych oraz Zapytań nadliczbowych.
  7. Po rozwiązaniu umowy Usługodawca:
    • usuwa Konto Klienta wraz z Bazą Wiedzy i historią Zapytań w terminie 30 dni od daty rozwiązania umowy ("okres karencji"), umożliwiając Klientowi w tym czasie pobranie Bazy Wiedzy oraz historii Zapytań w formacie ustrukturyzowanym (CSV lub JSON), zgodnie z dokumentacją funkcji eksportu udostępnianą w panelu Konta;
    • na pisemne żądanie Klienta zgłoszone w okresie karencji, Usługodawca może wcześniej usunąć dane Klienta;
    • po upływie okresu karencji dane Klienta są nieodwracalnie usuwane, z wyjątkiem danych, których przechowywanie wymagane jest przepisami prawa, w szczególności dokumentacji księgowej.

    Szczegółowe zasady przetwarzania danych po rozwiązaniu umowy określa Polityka Prywatności.

§ X. Polityka prywatności i dane osobowe

  1. Zasady przetwarzania danych osobowych w związku ze świadczeniem Usługi określa Polityka Prywatności dostępna pod adresem mailmate.pl/polityka-prywatnosci.html, stanowiąca dokument powiązany z Niniejszym Regulaminem.
  2. W zakresie, w jakim w toku świadczenia Usługi Usługodawca przetwarza dane osobowe powierzone mu przez Klienta jako administratora danych, strony zawierają odrębną umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA), zgodnie z art. 28 RODO. Wzór umowy powierzenia stanowi załącznik do Niniejszego Regulaminu lub jest udostępniany Klientowi przez Usługodawcę przy zawarciu umowy, na adres poczty elektronicznej wskazany przez Klienta lub na pisemne żądanie skierowane na adres info@mailmate.pl.
  3. Klient zobowiązany jest do przestrzegania własnych obowiązków wynikających z RODO oraz innych przepisów o ochronie danych osobowych w odniesieniu do danych osób, których dane wprowadzane są do Bazy Wiedzy lub przetwarzane w ramach Usługi.

§ XI. Własność intelektualna

  1. Wszelkie prawa własności intelektualnej do Usługi, w szczególności prawa autorskie do oprogramowania, kodu źródłowego, dokumentacji, interfejsu użytkownika, treści graficznych, logotypów oraz znaków towarowych, przysługują wyłącznie Usługodawcy lub podmiotom trzecim, od których Usługodawca uzyskał stosowne uprawnienia.
  2. Niniejszy Regulamin nie przenosi na Klienta żadnych praw własności intelektualnej do Usługi. Klient otrzymuje wyłącznie niewyłączne, niezbywalne, ograniczone czasowo do okresu obowiązywania umowy prawo do korzystania z Usługi w zakresie określonym Niniejszym Regulaminem.
  3. Klient nie jest uprawniony do:
    • kopiowania, modyfikowania, dekompilowania, dezasemblowania ani innego rodzaju ingerencji w kod Usługi, z wyjątkiem zakresu dozwolonego bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa;
    • usuwania, modyfikowania ani ukrywania oznaczeń identyfikujących Usługodawcę lub jego znaków towarowych w ramach Usługi;
    • udzielania dalszych licencji, najmu, dzierżawy ani innego udostępniania Usługi osobom trzecim;
    • wykorzystywania Usługi do tworzenia rozwiązań konkurencyjnych zgodnie z § VI ust. 2 lit. e.
  4. Wszelkie informacje zwrotne, sugestie i propozycje ulepszeń przekazywane Usługodawcy przez Klienta lub Użytkowników (zwane dalej "Feedbackiem") mogą być wykorzystywane przez Usługodawcę bez ograniczeń i bez wynagrodzenia. Klient niniejszym przenosi na Usługodawcę wszelkie prawa do Feedbacku w najszerszym dopuszczalnym przez prawo zakresie.

§ XII. Dostępność Usługi

  1. Usługa świadczona jest w stanie takim, w jakim się znajduje (ang. "as is") oraz w miarę dostępności (ang. "as available"), bez gwarancji jakiegokolwiek minimalnego poziomu dostępności (Service Level Agreement), chyba że strony pisemnie postanowiły inaczej. Usługodawca nie zobowiązuje się do zachowania jakiegokolwiek minimalnego poziomu dostępności Usługi w skali Okresu Rozliczeniowego, miesiąca, dnia ani godziny, a wszelkie wskaźniki dostępności prezentowane w materiałach informacyjnych mają charakter wyłącznie historyczny i nie stanowią zobowiązania umownego.
  2. Usługodawca dokłada należytych starań w celu zapewnienia ciągłości i wysokiej dostępności Usługi, jednakże nie gwarantuje, że:
    • Usługa będzie dostępna nieprzerwanie i bez błędów;
    • Usługa spełni indywidualne oczekiwania lub wymagania Klienta;
    • ewentualne błędy lub usterki Usługi zostaną usunięte w określonym terminie;
    • szkice generowane przez Usługę będą wolne od błędów merytorycznych, językowych lub innych nieścisłości.
  3. Przerwy techniczne w świadczeniu Usługi mogą wystąpić w szczególności w celu:
    • konserwacji infrastruktury technicznej;
    • wprowadzania aktualizacji oprogramowania;
    • usuwania awarii;
    • zachowania bezpieczeństwa Usługi.
  4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niedostępność Usługi ani inne ograniczenia w jej świadczeniu spowodowane:
    • działaniami lub zaniechaniami dostawców zewnętrznych, w szczególności Anthropic, PBC, Cloudflare, Inc. oraz dostawców infrastruktury chmurowej;
    • działaniami lub zaniechaniami Klienta lub Użytkowników, w szczególności niespełnieniem wymogów technicznych z § III;
    • siłą wyższą, w tym awariami sieci Internet niezależnymi od Usługodawcy, atakami cybernetycznymi, działaniami organów państwowych, pandemiami, konfliktami zbrojnymi, sankcjami międzynarodowymi, awariami infrastruktury chmurowej dostawców trzeciego rzędu;
    • okolicznościami, na które Usługodawca nie miał wpływu przy zachowaniu należytej staranności;
    • zmianami warunków świadczenia usług przez dostawców zewnętrznych, w tym wycofaniem konkretnej wersji modelu językowego, zmianą cennika dostawcy, zmianą polityki przetwarzania danych przez dostawcę lub zaprzestaniem świadczenia usług przez dostawcę, w zakresie w jakim Usługodawca dostosowuje Usługę w sposób umożliwiający dalsze jej świadczenie zgodnie z § II ust. 7.
  5. Brak dostępności Usługi nie zwalnia Klienta z obowiązku uiszczenia opłaty abonamentowej za bieżący Okres Rozliczeniowy, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

§ XIII. Odpowiedzialność

  1. Akceptujesz, że Usługa świadczona jest "w stanie takim, w jakim się znajduje" (ang. "as is"), bez jakichkolwiek gwarancji, wyraźnych lub dorozumianych, w szczególności bez gwarancji przydatności do określonego celu, jakości handlowej, nienaruszania praw osób trzecich ani gwarancji wynikających z dotychczasowej praktyki obrotu.
  2. Z zastrzeżeniem przypadków przewidzianych w bezwzględnie obowiązujących przepisach prawa, Usługodawca odpowiada wyłącznie za szkody rzeczywiste (damnum emergens) wyrządzone Klientowi z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa Usługodawcy.
  3. Niezależnie od liczby i podstawy roszczeń, łączna odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu wszelkich roszczeń Klienta wynikających z lub związanych ze świadczeniem Usługi, ograniczona jest do równowartości opłat abonamentowych uiszczonych przez Klienta w okresie 3 (trzech) miesięcy bezpośrednio poprzedzających zdarzenie będące podstawą roszczenia.
  4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
    • utracone korzyści (lucrum cessans);
    • szkody pośrednie, następcze ani przypadkowe;
    • szkody wynikające z treści szkiców generowanych przez Usługę, w szczególności z podjęcia przez Klienta lub Użytkowników działań w oparciu o szkic, w tym wysłania wiadomości elektronicznej zawierającej błędy merytoryczne, prawne lub językowe;
    • szkody wynikające z utraty lub uszkodzenia Treści Klienta, jeżeli utrata ta nastąpiła z przyczyn leżących po stronie Klienta lub dostawców zewnętrznych;
    • szkody wynikające z wykorzystania Usługi w sposób niezgodny z Niniejszym Regulaminem, dokumentacją lub przeznaczeniem;
    • szkody powstałe wskutek niedostępności Usługi w przypadkach opisanych w § XII ust. 4;
    • szkody wynikające z działań osób trzecich, w tym z nieuprawnionego dostępu do Konta wskutek niezachowania przez Klienta poufności kodu dostępu;
    • szkody wynikające z działań lub zaniechań dostawców zewnętrznych, w szczególności dostawców modeli językowych, hostingu i innych elementów infrastruktury Usługi.
  5. Niniejszym zwalniasz Usługodawcę z wszelkich roszczeń, w tym roszczeń osób trzecich, oraz zobowiązujesz się zwolnić Usługodawcę z odpowiedzialności i pokryć koszty (w tym koszty obsługi prawnej, koszty postępowania, koszty zasądzonych odszkodowań i ugód) poniesione przez Usługodawcę w związku z:
    • Treściami Klienta wprowadzonymi do Bazy Wiedzy lub szkicami wysłanymi przez Klienta lub Użytkowników;
    • korzystaniem z Usługi przez Klienta lub Użytkowników w sposób niezgodny z Niniejszym Regulaminem;
    • naruszeniem przez Klienta lub Użytkowników przepisów prawa, praw osób trzecich lub postanowień Niniejszego Regulaminu;
    • nieprawdziwością oświadczeń Klienta złożonych w Niniejszym Regulaminie lub przy zawarciu umowy.
  6. Klient zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić Usługodawcę o każdym roszczeniu osób trzecich, mogącym skutkować odpowiedzialnością Usługodawcy, oraz umożliwić Usługodawcy udział w obronie przed takim roszczeniem. Klient nie zawiera ugód dotyczących takich roszczeń bez uprzedniej pisemnej zgody Usługodawcy.
  7. Postanowienia Niniejszego paragrafu stosują się również po rozwiązaniu umowy w odniesieniu do roszczeń wynikających ze zdarzeń, które miały miejsce w okresie obowiązywania umowy.

§ XIV. Szczególne uprawnienia

  1. W zakresie, w jakim z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa wynika, że Klientowi będącemu osobą fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą, zawierającemu z Usługodawcą umowę bezpośrednio związaną z prowadzoną działalnością, gdy z treści tej umowy wynika, że nie posiada ona dla niej charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej działalności gospodarczej (art. 38a ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta), przysługują uprawnienia konsumenckie — postanowienia Niniejszego Regulaminu nie ograniczają ani nie wyłączają takich uprawnień.
  2. Klient, o którym mowa w ust. 1, dla skorzystania z uprawnień konsumenckich, zobowiązany jest wykazać Usługodawcy, że zawarcie umowy nie miało dla niego charakteru zawodowego.
  3. Klient, o którym mowa w ust. 1, posiada w szczególności prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni od jej zawarcia, z zastrzeżeniem przypadków określonych w art. 38 ustawy o prawach konsumenta, w tym przypadku, w którym Klient wyraził zgodę na rozpoczęcie świadczenia Usługi przed upływem tego terminu zgodnie z § V ust. 11.
  4. Postanowienia Niniejszego paragrafu nie przyznają jakichkolwiek dodatkowych uprawnień przekraczających zakres bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

§ XV. Postanowienia końcowe

  1. Prawem właściwym dla Niniejszego Regulaminu i umowy o świadczenie Usługi jest prawo polskie.
  2. Wszelkie spory wynikające z lub związane z Niniejszym Regulaminem lub umową o świadczenie Usługi, których strony nie zdołają rozwiązać polubownie, poddane będą rozstrzygnięciu sądu powszechnego właściwego miejscowo dla siedziby Usługodawcy, tj. Sądu Rejonowego w Wałbrzychu lub Sądu Okręgowego w Świdnicy, w zależności od właściwości rzeczowej.
  3. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Niniejszego Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności:
    • zmian w przepisach prawa mających wpływ na świadczenie Usługi;
    • zmian w zakresie funkcjonalności Usługi;
    • zmian w infrastrukturze technicznej lub u dostawców zewnętrznych;
    • zmian organizacyjnych po stronie Usługodawcy;
    • względów bezpieczeństwa Usługi.

    O zmianie Regulaminu Usługodawca informuje Klienta drogą elektroniczną na adres poczty elektronicznej wskazany przy zawarciu umowy lub poprzez panel Konta, z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni przed wejściem w życie zmiany. W braku akceptacji zmiany Klient uprawniony jest do rozwiązania umowy ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu Rozliczeniowego.

  4. Strony postanawiają, że wszelka komunikacja związana z Niniejszym Regulaminem oraz umową o świadczenie Usługi może być prowadzona drogą elektroniczną (poczta elektroniczna, panel Konta), co odpowiada formie pisemnej w zakresie i celach przewidzianych Niniejszym Regulaminem, z zastrzeżeniem przypadków, w których przepisy bezwzględnie obowiązujące wymagają zachowania szczególnej formy.
  5. Jeżeli którekolwiek z postanowień Niniejszego Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, nie wpływa to na ważność i skuteczność pozostałych postanowień. W miejsce postanowienia nieważnego lub bezskutecznego strony zobowiązują się przyjąć postanowienie zgodne z prawem, najbardziej zbliżone do celu gospodarczego postanowienia nieważnego.
  6. Klient nie jest uprawniony do przeniesienia praw i obowiązków wynikających z umowy o świadczenie Usługi na osobę trzecią bez uprzedniej pisemnej zgody Usługodawcy. Usługodawca uprawniony jest do przeniesienia praw i obowiązków wynikających z umowy na osobę trzecią w przypadku zbycia przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części w rozumieniu art. 55¹ Kodeksu cywilnego, dziedziczenia, przekształcenia formy prawnej działalności Usługodawcy lub innych zdarzeń prawnych skutkujących następstwem prawnym po Usługodawcy, o czym poinformuje Klienta z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni.
  7. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 3 maja 2026 r.
Tymoteusz Niemiec "JULU" ul. Kolejowa 31a, 58-310 Szczawno-Zdrój
NIP: 8842803169 | REGON: 386913282
e-mail: info@mailmate.pl